Описание функционала

Онлайн система электронного документооборота. Модуль ДОКУМЕНТЫ. Управление жизненным циклом документа

Документ-ориентированные процессы связаны с поиском, созданием, согласованием, утверждением и исполнением документов (принятием решений), а также их рассылкой.

Документ, как объект управления, может использоваться для:

РЕГИСТРАЦИИ И УПОРЯДОЧЕННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. Предусматривает первичную обработку документа (присвоение кода, ввод ключевых слов и аннотации, сканирование или импорт файла и т.д.), классификацию и помещение в соответствующий раздел электронного архива с указанием мест хранения оригинала (бумажной копии);

УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМИ ПРОЦЕССАМИ, которые предусматривают создание, согласование и утверждение документа (принятие решения). Например, прохождение кадровых приказов, обработка заявок на предоставление ресурсов (на оплату, командировку, приобретение оборудования и т.п.). Предусматривает формирование документа по шаблону, регистрацию, направление по маршруту согласования, коррекцию и подписание, а также последующий контроль исполнения выданных по нему резолюций;

УПРАВЛЕНИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫМИ ДОГОВОРАМИи связанными с ними документами (дополнительные соглашения, акты и др.). Предусматривает создание проекта договора (в т.ч. на основании шаблона), его согласование, подписание и регистрацию, предоставление доступа сотрудникам на период выполнения обязательств, отслеживание исполнения договора (по этапам, срокам предоставления отчетности и т.п.) и передачу в архив после закрытия;

СОЗДАНИЯ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ с возможностью выбора шаблона для печати (договора, коммерческого предложения и т.п.), используемых другими объектами (кейсами, заказами, закупками и др.).

Как правило, для каждого типа документа имеется последовательность действий (маршрут), участники (подписанты) и регламент исполнения. Процесс исполнения документов может сопровождаться постановкой задач исполнителям и контролем их выполнения. Исполненные документы помещаются в архив.

Модуль ДОКУМЕНТЫ

Модуль Документы Системы wBsuite предназначен для управления электронным документооборотом путем создания, поиска, управления жизненным циклом, доступом и распространением, а также анализа и мониторинга документов.

Электронный документооборот. Модуль ДОКУМЕНТЫ. Конфигурация wACM&CRM Системы wBsuite

Главная страница модуля ДОКУМЕНТЫ. Конфигурация wACM&CRM Системы wBsuite

Модуль Документы предусматривает:

УПРАВЛЕНИЕ ЖИЗНЕННЫМ ЦИКЛОМ ДОКУМЕНТА:
- создание (заполнение обязательных реквизитов карточки документа);
- подготовка к исполнению (постановка задач подписантам, формирование маршрута и регламента исполнения документа);
- исполнение (выполнение задач, формирование и согласование контента всеми подписантами);
- закрытие и передача в архив;
СОВМЕСТНУЮ РАБОТУ И КОММУНИКАЦИИ, координирование ресурсов;
УПРАВЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЕМ ИНФОРМАЦИИ (доступ, оповещения, и др.);
МОНИТОРИНГ СОСТОЯНИЯна всех этапах жизненного цикла (логирование действий пользователей);
КОНТЕКСТНЫЙ ПОИСК по содержимому ключевых полей и произвольным атрибутам документа.

Документ характеризуется типом, с которым могут быть связаны шаблон бизнес-процесса, набор произвольных дополнительных полей в карточке документа, срок рассмотрения документа по-умолчанию.

Карточка документа. Формирование контента и связь с другими объектами конфигурации wACM&CRM Системы wBsuite

Карточка документа. Формирование контента и связь с другими объектами
конфигурации wACM&CRM Системы wBsuite

В карточке документа содержатся его реквизиты – дата создания, срок исполнения, дата ревизии, регистрационный код, название, уровень конфиденциальности (приватный или нет), тип и категория, место хранения, версия документа, резолюция и др. Дополнительно могут быть введены ключевые слова и краткое содержание документа.

Для формирования древовидного каталога документов используются категории документов. Для указания местонахождения документа используется дерево мест хранения.

Команда документа. У документа есть создатель и контролирующий, а также подписанты – пользователи, к которым документ попадает на согласование в соответствии с маршрутом.

Маршрут документа – объект, содержащий перечень подписантов, порядок и срок рассмотрения. Маршрут можно сформировать путем последовательного выбора исполнителей и задания порядка рассмотрения или путем выбора из списка сохраненных маршрутов.

Управление доступом к объектам документа является многоуровневым:

пользователь должен иметь прямое отношение к документу (создатель, контролирующий или подписант);
пользователь должен выполнять роль, обеспечивающую доступ к объектам внутри документа (задачам, бизнес-процессам, контактам, файлам, комментариям и др.).

Глубина прав доступа задается в разрезе CRUD (ДЧИУ) – отдельных прав на создание, чтение, обновление и удаление.

Формирование команды подписантов и маршрута документа. Конфигурация wACM&CRM Системы wBsuite

Формирование команды подписантов и маршрута документа.
Конфигурация wACM&CRM Системы wBsuite

Управление движением информации подразумевает оповещения по внутренней почте или e-mail создателя документа (о действиях подписантов и новых комментариях), контролирующего (о новом документе, действиях подписантов и новых комментариях) и подписантов (о новом документе). Для управления оповещением используются соответствующие значения по-умолчанию.

Контент документа. С документом могут быть связаны файлы в произвольных форматах. Файлы хранятся на сервере, а в документе фиксируются ссылки на них.

Для фиксации дополнительной информации могут быть использованы заметки. Заметки могут быть приватными (информация доступна только создателю и всем пользователям, которые находятся выше в дереве должностей и отделов) и публичными (доступны всем).

Связанные и подчиненные документы. Возможно установление связи документа с другими документами (с указанием приоритета) и создание подчиненных документов (из документа-родителя).

Формирование спецификации документа. Конфигурация wACM&CRM Системы wBsuite

Формирование спецификации документа. Конфигурация wACM&CRM Системы wBsuite

Спецификация документа. В документе можно сформировать спецификацию – перечень позиций, содержащих название, количество, единицу измерения, цену и сумму.

Печать документа. Документ может содержать шаблон для печати (выбираемый из списка шаблонов), который доступен для коррекции. Отображается список полей, доступных в шаблоне документа и в спецификации документа, а также значение этих полей в выбранном документе.

Связанные объекты. В процессе работы над документом или в результате ее завершения может возникнуть необходимость проведения мероприятий, для управления которыми могут быть использованы связанные с документом объекты – кейсы, инциденты, переговоры, проекты. Возможно проведение рассылок документов.

Свойства документа. С помощью механизма универсальных свойств объектов, можно создать произвольное дерево подчиненных объектов – свойств документа, предназначенных для фиксации различных значений этих свойств (параметров, характеристик) в конкретном документе.

История документа и мониторинг исполнения. Для мониторинга документа используется его состояние, а также состояния рассмотрения документа каждым подписантом. При изменении состояния документа или состояния его рассмотрения, фиксируется дата, время и имя пользователя, а также инициируется соответствующее сообщение другим пользователям (создателю, контролирующему и подписантам) по внутренней почте и/или e-mail. Для фиксации важной информации при изменении состояния документа добавляются комментарии. Предусмотрено логирование изменений произвольных полей документа. Возможен контроль на соответствие регламенту времени нахождения документа на определенном этапе; времени, затраченным каждым подписантом; общего времени исполнения всего бизнес-процесса и другие параметры.

Поиск. Название документа, ключевые слова и другие текстовые поля используются в дальнейшем для быстрого поиска. Возможен расширенный поиск с использованием произвольных атрибутов документа.

Жизненный цикл документа

Электронный документооборот. Жизненный цикл документа. Конфигурация wACM&CRM Системы wBsuite

Жизненный цикл документа. Конфигурация wACM&CRM Системы wBsuite

Документ, как объект, может иметь несколько состояний – новый, в работе, подписан, архивный.

Состояния рассмотрения документа пользователем – новый, ознакомлен, принят, отклонен, подписан. При изменении состояния рассмотрения документа подписантом фиксируется дата и время. Это позволяет контролировать действия подписантов и оценивать их продуктивность.

Модуль Документы предусматривает два способа обработки документа – встроенную жесткую логику (которую можно использовать для большинства случаев) и подключение бизнес-процесса пользователя (который может быть привязан к типу документа). Ниже приведен жизненный цикл документа с использованием встроенной логики.

Создание. Создать новый документ может пользовать, обладающий соответствующим правом. Документ должен иметь название, контролирующего и срок решения (дедлайн). В документе указывается его тип. Создатель документа, по своему усмотрению, может внести любую необходимую информацию до его передачи в работу – сформировать содержание, маршрут, поставить задачи исполнителям, подключить файлы, указать организацию и др.

После создания документ имеет состояние "новый" и доступен только его создателю. В карточке документа становится активной кнопка Передать в работу.

Подготовка к исполнению. После нажатия создателем кнопки Передать в работу, документ переходит из состояния "новый" в состояние "в работе" и становится доступным контролирующему и подписанту (или нескольким подписантам одновременно) в соответствии с установленным порядком рассмотрения. Состояние рассмотрения документа у первого подписанта – "новый".

После открытия подписантом карточки документа, состояние рассмотрения документа подписантом становится – "ознакомлен". Подписант может:

принять документ к рассмотрению (нажатием кнопки Принять). Состояние рассмотрения документа подписантом становится – "принят";
отклонить документ (нажатием кнопки Отклонить). Состояние рассмотрения документа подписантом становится – "отклонен".

Создатель и контролирующий может в любой момент вернуть документ на доработку (нажатием кнопки Вернуть на доработку) и изменить состав подписантов. Контролирующий может подписать документ за всех (нажатием кнопки Отметить как подписанный).

Исполнение. Принятый к рассмотрению документ подписант может:

подписать (нажатием кнопки Подписать). Состояние рассмотрения документа подписантом становится – "подписан";
отклонить (нажатием кнопки Отклонить). Состояние рассмотрения документа подписантом становится – "отклонен".

После подписания документа первым подписантом (или всеми подписантами на 1-м шаге), документ попадает к следующему подписанту (или подписантам на 2-м шаге) в соответствии с порядком рассмотрения и т.д. После подписания документа всеми подписантами, он переходит в состояние "подписан".

Подписант может отозвать свою подпись (нажатием кнопки Отозвать подпись) до момента подписания документа подписантами на следующем шаге рассмотрения.

Контролирующий может подписать документ за всех подписантов нажатием кнопки Отметить как подписанный.

Передача в архив. Подписанный всеми подписантами документ, контролирующий может:

отправить в архив (нажатием кнопки Отправить в архив). Состояние документа становится – "архивный",
добавить подписантов и вернуть в работу (нажатием кнопки Вернуть в работу). Состояние документа становится – "в работе".

У контролирующего есть право вернуть документ из архива (нажатием кнопки Вернуть из архива).