Тайм-менеджмент. Модуль ЗАДАЧИ. Календарь задач. Онлайн управление задачами

Эффективное управление компанией подразумевает оптимальное использование имеющихся ресурсов для достижения поставленных целей в установленные сроки. Процесс достижения цели можно представить в виде выполнения совокупности элементарных бизнес-операций – задач, каждая из которых решается одним человеком в установленные сроки.

Задача является элементарным объектом управления. Она подразумевает выполнение определенного действия или работы. С задачей могут быть связаны ресурсы (люди, оборудование, рабочее место, финансовые затраты и др.), она характеризуется измеримостью результатов (качественными и количественными показателями) и может использоваться, как для оценки работы исполнителя, определения ее себестоимости, так и для выставления счетов клиентам.

 

Модуль Задачи

Модуль Задачи Системы wBsuite предназначен для создания, поиска, установления взаимосвязей и управления жизненным циклом одноименных объектов. Используется для тайм-менеджмента, управления загрузкой персонала и контроля исполнения поручений.

Главная страница модуля ЗАДАЧИ конфигурации wACM&CRM Системы wBsuite

В карточке задачи фиксируются ее содержание, контактное лицо и организация, порядок оповещения (когда и как напоминать), планируемые временные параметры, тип задачи, ее состояние, степень важности, процент выполнения, планируемое и фактически затраченное время, связь с проектом, расходы и др. Задачи могут быть личные или назначенные, общие или приватные.

Задача может быть связана с проектом и с другими задачами (как по входу, так и по выходу) с указанием задержки выполнения относительно завершения предыдущей задачи. С задачей может быть связано произвольное количество файлов.

Периодические задачи. Возможно автоматическое создание новой задачи взамен выполненной в момент ее выполнения. Периодичность создания указывается в задаче.

Напоминания. Задача позволяет создать напоминание о ее выполнении. Можно указать время до начала выполнения задачи, за которое необходимо напомнить. Задается также форма напоминания – сообщение по внутренней почте, e-mail или Pop-Up. В сообщении выводится содержание задачи.

Длительность задачи. Возможен выбор единицы измерения – минуты, часы, дни, недели и месяцы. Возможно задание плановой длительности выполнения задачи и фиксации фактической. Задача может иметь нулевую длительность и являться контрольной точкой. Длительность выполненных задач можно использовать для биллинга (выставления счетов клиентам) и расчета вознаграждения исполнителям.

Карточка объекта ЗАДАЧИ конфигурации wACM&CRM Системы wBsuite

Каждый объект системы wBsuite (в данном случае – задача) содержит страницу Карточка с рядом вкладок для задания различных параметров объекта (название, ID, приватность и др.), а также страницы для работы со связанной с этим объектом информацией (Комментариии Файлы), установления связей между титульными объектами (Связи – в данном случае между задачами), работы с другими объектами (связанными с титульным), а также Лог титульного объекта с фиксацией всех его изменений.

Тайм-менеджмент. Пользователи, в соответствии со своими правами, могут создавать задачи для себя (приватные), для других, а также быть ответственными за выполнение задачи (контролирующими). Календарь задач позволяет просматривать и создавать задачи себе и подчиненным на конкретное время дня или на день. В Календаре задачи могут отображаться на день, неделю и месяц. Отдельно можно просматривать собственные задачи (приватные и нет), задачи подчиненных, задачи на контроле и др.

Календарь задач в конфигурации wACM&CRM Системы wBsuite

В Календарь попадают все задачи, доступ к которым имеет пользователь – созданные им самостоятельно, а также задачи, которые создали для данного пользователя другие пользователи (обладающие соответствующими правами) в других объектах (кейсах, проектах, документах, переговорах и др.).

Состояние задачи. Задача может иметь несколько состояний – в работе, завершена, отменена, разрешена. При изменении состояния задачи исполнителем, могут формироваться соответствующие оповещения создателю задачи и ее контролирующему. Изменения состояния задачи фиксируются с помощью комментариев. При создании комментария фиксируется дата и время. Состояния задач используется для мониторинга их выполнения.

Управление доступом к задачам и ее объектам является многоуровневым:

Глубина прав доступа задается в разрезе CRUD (ДЧИУ) – отдельных прав на создание, чтение,  обновление и удаление.

Списки задач можно просматривать в разрезе различных типов объектов (из которых они созданы – кейсов, проектов, переговоров и т.д.), их состояний, бизнес-процессов и др.

Список задач в конфигурации wACM&CRM Системы wBsuite

Список объектов (в данном случае задач) содержит инструменты для создания, поиска, фильтрации и сортировки объектов, экспорта списка в Excel и csv. Из списка легко можно попасть в карточку объекта, кликнув по номеру ID или его названию.

Настройки задач и формирование справочников. Для настройки объектов используется панель управления Системы wBsuite (в дальнейшем – панель управления).