Онлайн система управление проектами. Модуль ПРОЕКТЫ. Команда проекта. Жизненный цикл проекта

Проектно-ориентированные процессы - основа бизнеса профессиональных услуг. Основным ресурсом в таком бизнесе является время сотрудников компании, обладающих необходимыми знаниями, опытом и навыками. Сотрудники, в соответствии со своей квалификацией, имеют различный уровень оплаты, и могут принимать участие в выполнении большого числа работ. Каждая из таких работ может быть частью различных проектов. Над каждым проектом работает команда, управляемая менеджером проекта.

Проектно-ориентированный бизнес характеризуется:

Проект - временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или получения запланированных результатов. Проектное управлениe предполагает постановку целей, наличие заранее определенного плана, контроль времени выполнения и бюджета, минимизацию рисков и эффективное управление изменениями.

Модуль ПРОЕКТЫ

Модуль Проекты Системы wBsuite  предназначен для управления проектно-ориентированными процессами в компании и обеспечивает управление:

• ИНТЕГРАЦИЕЙ ПРОЕКТА – формирование проектных документов, мониторинг и управление работами;

• СОДЕРЖАНИЕМ ПРОЕКТА – создание иерархической структуры этапов и работ проекта;

• СРОКАМИ ПРОЕКТА – определение состава работ, их взаимосвязи и длительности, построение сетевых графиков и диаграмм Гантта, расчет критического пути;

• СТОИМОСТЬЮ И БЮДЖЕТОМ ПРОЕКТА – формирование и контроль бюджета проекта и движения денежных средств (Cash Flow), себестоимости работ и используемых ресурсов;

• РЕСУРСАМИ ПРОЕКТА – назначение исполнителей для выполнения работ с учетом их профессиональных навыков и уровня, диаграммы загрузки исполнителей, начисление денег по работам с использованием тарифов;

• КОММУНИКАЦИЯМИ ПРОЕКТА – распространение информации и документов, отчетности по исполнению проекта, разграничение прав доступа к информации.

Проект, как объект, характеризуется следующими особенностями:

• инициируется внешним или внутренним заказчиком;
• имеет цели, состояния исполнения;
• имеет сроки исполнения, рассчитываемые от начала или от конца проекта;
• имеет бюджет в разрезе статей, себестоимость, позволяет учитывать движение денежных средств;
• требует планирования выполнения работ (задач) и привлечения ресурсов;
• у проекта есть руководитель и участники (команда проекта);
• базовым объектом управления является задача;
• иерархическая структура задач представляется в виде схемы или диаграммы Гантта;
• с проектом могут быть связаны файлы произвольного формата;
• для фиксации дополнительной информации используются универсальные свойства проекта;
• с проектом могут быть связаны другие объекты – переговоры, инциденты, документы, продажи, заметки, рассылки;
• может подчиненные проекты, связанные с проектом верхнего уровня через задачу;
• использует комментарии для внутренних коммуникаций и изменения состояния исполнения;
• права доступа к информации и объектам проекта определяются ролями участников;
• предполагает коммуникации в рамках проекта и логирование событий.

Проект характеризуется типом, с которым может быть связан набор произвольных дополнительных полей в карточке проекта.



Главная страница модуля ПРОЕКТЫ. Конфигурация wACM&CRM Системы wBsuite

 

Команда проекта. У проекта есть руководитель и команда - пользователи, подключаемые к выполнению работ по проекту. Команда проекта может быть сохранена как отдельный объект и в дальнейшем выбираться для назначения в новый проект.



Карточка проекта. Формирование контента и связь с другими объектами
конфигурации wACM&CRM Системы wBsuite

 

Задачи проекта. Проект содержит иерархический список задач (выполняемых работ). Каждая задача имеет название, планируемые длительность, дата и время начала и окончания, текущее состояние, процент выполнения. В задаче устанавливаются ее связи с другими задачами, а также может быть указано ее нахождение на критическом пути. Задача с нулевой длительностью используется в качестве контрольной точки. С задачей в проекте связаны ресурсы - исполнитель, рабочее место и оборудование. Задача может иметь свою цену для заказчика и стоимость для исполнителя. Задача может являться точкой входа в проект нижнего уровня.



Задачи проекта. Конфигурация wACM&CRM Системы wBsuite

 

Схема проекта. Предназначена для формирования расписания проекта с использованием метода критического пути, предполагающего отсутствие ограничений на ресурсы. Учитывается принцип формирования расписания ("сроки от начала" или "сроки от конца"), планируемые даты начала и конца проекта и графики загрузки ресурсов. На схеме проекта можно добавлять задержки по времени начала выполнения ведомой задачи от завершения ведущей (если необходимо).



Диаграмма Гантта проекта. Конфигурация wACM&CRM Системы wBsuite

 

Диаграммы Гантта. Формируются автоматически в соответствии с расписанием проекта по этапам и работам, персонам или рабочим местам проекта. При формировании в разрезе фаз и работ проекта на диаграмме выделяются контрольные точки и работы критического пути, связи между работами, а также назначенные ресурсы. Степень детализации возможна по дням, неделям, месяцам и кварталам.

Управление доступом к объектам проекта является многоуровневым:

• пользователь должен иметь прямое отношение к проекту (руководитель или член команды проекта);
• пользователь должен выполнять роль, обеспечивающую доступ к внутренним объектам проекта (задачам, схеме, свойствам, файлам, комментариям и др.).

Глубина прав доступа задается в разрезе CRUD (ДЧИУ) - отдельных прав на создание, чтение, изменение (обновление) и удаление. Глубина доступа пользователя к задачам проекта ограничена глубиной доступа к задачам вообще. Например, у пользователя может быть право на добавление, чтение и изменение задач, но его роль в проекте ограничивается только чтением (происходит логическое умножение прав).

Контент проекта. С проектом может быть связаны файлы в произвольных форматах. Для фиксации дополнительной информации членами команды проекта могут быть использованы заметки.

Связанные объекты. В процессе или в результате исполнения проекта может возникнуть необходимость проведения мероприятий, для управления которыми могут быть использованы связанные с проектом объекты - документы, инциденты, переговоры, продажи и закупки, рассылки.

Совместная работа и коммуникации. Для организации работы команды проекта и эффективных коммуникаций с заказчиком могут использоваться объявления, напоминания, личные сообщения, рассылки по электронной почте, корпоративный портал.

Состояния проекта. Проект может иметь несколько состояний - новый, в работе, отменен, приостановлен и закрыт. После создания проекта как объекта в базе данных, он находится в состоянии новый. На этапе планирования и исполнения, проект находится в состоянии в работе. В зависимости от развития ситуации (невозможности достижения целей, превышение бюджета или сроков, прекращения финансирования и т.д.) проект может быть переведен в состояние отменен или приостановлен по решению руководителя проекта, согласованному с заказчиком. После выполнения всех задач по проекту и проведения взаиморасчетов, проект переводится в состояние закрыт. Все изменения состояния сопровождаются комментариями.

История выполнения проекта. Для фиксации важной информации о ходе выполнения работ проекта, достижения промежуточных целей, ключевых событий и т.п., используются комментарии, которые добавляются командой проекта. Комментарии сопровождают все изменения состояния проекта. При добавлении комментариев фиксируется дата, время и имя пользователя. Предусмотрено логирование изменений произвольных полей проекта.

Свойства проекта. С помощью механизма универсальных свойств объектов, можно создать произвольное дерево подчиненных объектов - свойств проекта, предназначенных для фиксации различных значений этих свойств (параметров, характеристик) в конкретном проекте.

Финансы. В проектах имеется возможность планирования бюджета расходов и доходов, а также фиксации связанных с ними операций оплат. Это позволяет контролировать движение денежных средств в рамках проекта (Cash Flow).

Поиск. Название проекта, ключевые слова и другие текстовые поля используются в дальнейшем для быстрого поиска. Возможен расширенный поиск с использованием произвольных атрибутов проекта.

 

Жизненный цикл проекта

Жизненный цикл проекта предусматривает несколько этапов - инициирование проекта, планирование, исполнение и мониторинг, а также закрытие.

Инициирование проекта предполагает формулирование конечных целей - желаемого результата и границ проекта, а также критериев успешности. На этом этапе производится предварительная оценка бюджета и его временных рамок, а также принимается решение о начале работ.

Планирование проекта предусматривает:

• назначение руководителя и команды проекта, определение ролей членов команды и их зон ответственности;
• формирование расписания проекта:
• декомпозиция конечных целей до промежуточных (определение этапов работ и контрольных точек) с последующей детализацией до конкретных задач;
• создание схемы проекта – иерархической структуры задач с установленными взаимосвязями между задачами;
• оценка длительности выполнения задач и их стоимости, построение диаграммы Гантта, определение задач на критическом пути;
• планирование ресурсов проекта:
• назначение исполнителей для выполнения задач с учетом их квалификации и текущей загрузки;
• установление связи задач с рабочими местами и оборудованием;
• планирование бюджета проекта (по этапам).



Жизненный цикл проекта. Конфигурация wACM&CRM Системы wBsuite

 

Исполнение проекта предусматривает координацию исполнителей и других выделенных ресурсов для соблюдения запланированного расписания задач проекта. Руководитель проекта осуществляет его мониторинг - анализ выполненных задач на соответствие целям проекта и запланированному графику, соответствие фактического исполнения бюджета проекта запланированному. Для успешного решения целей проекта в установленные сроки, план проекта может подвергаться корректировке с учетом развития ситуации. На этом этапе происходит информирование заинтересованных сторон о состоянии работ, анализ расходов по проекту, оформление необходимых сопроводительных документов и др.

Закрытие проекта предполагает достижение его конечных целей и подведение итогов. Проект также считается закрытым при невозможности или экономической нецелесообразности его продолжения. В процессе закрытия производится оценка работы команды проекта, утверждение необходимых документов, оповещение всех участников и заинтересованных сторон, формирование выводов и рекомендаций на будущее.